Pentingnya Sistem Terintegrasi dalam Menciptakan Layanan Informasi UB Satu Data

KOTA MALANG - Kecepatan layanan informasi di era digital saat ini merupakan sebuah bagian penting untuk kemajuan organisasi perguruan tinggi, tidak terkecuali layanan yang bersifat internal. Sistem informasi digital di Universitas Brawijaya saat ini telah mengalami perkembangan cukup pesat melalui beragam aplikasi yang membantu kebutuhan pengguna secara cepat dan terbuka. 

Namun harus diakui bahwa pengembangan informasi digital di UB masih perlu pertimbangan secara sistematik agar semuanya dapat terintegrasi dan tidak tumpang tindih terhadap data-data yang dimiliki unit kerja masing-masing baik di pusat, fakultas maupun unit-unit bisnis. 

Kegiatan Pelaksanaan Sosialisasi Penyusunan Laporan Identifikasi Inovasi Perguruan Tinggi, Kamis (15/6) menjadi wadah untuk mengakomodir kebutuhan layanan informasi khususnya dalam melakukan implementasi “UB Satu Data”.

UB Satu Data sendiri merupakan sistem informasi terpadu yang didalamnya merekam berbagai akses data di internal kampus, mulai dari perencanaan dan kerjasama, data akademik (termasuk penelitian, pengabdian), kemahasiswaan (prestasi, beasiswa) hingga umum dan keuangan (kepegawaian, aset serta pengadaan). 

UB Satu Data nantinya akan diarahkan untuk terkoneksi dengan beragam aplikasi yang dimiliki unit-unit kerja seperti SELMA, SIMPEG, SINATRA, SIREKA, SIPP, Gapura Portal, UB-Care dan sebagainya sehingga keseluruhan aplikasi tersebut dapat terintegrasi di satu tempat (single reference data) yaitu GAPURA apps/mobile.

Dr. Raden Arief Setyawan ST, MT selaku Direktur Divisi Teknik Informasi mengungkapkan bahwa sejauh ini pengembangan aplikasi sistem informasi di beberapa fakultas masih belum terkoneksi dengan DIT pusat sehingga menimbulkan permasalahan sikronisasi data, ketika informasi data di pusat seharusnya berubah atau update namun di fakultas data tersebut belum mengalami pergantian, ini yang biasa terjadi ketika melakukan akses informasi akademik. 

“Kita ambil contoh terkait dengan sistem skirpsi, tesis dan disertasi. Ada beberapa program studi di masing-masing fakultas yang pengajuan prosedurnya dan tahapannya berbeda-beda, sehingga untuk melakukan sikronisasi tim DTI membutuhkan waktu yang cukup panjang. Seandainya proses akademik di UB bisa diseragamkan secara menyeluruh maka akan lebih mudah untuk pemantauannya di sistem, " ungkapnya.

Selain itu proses pendataan sivitas kampus mulai dari dosen, tenaga kependidikan maupun mahasiswa diharapkan juga agar saling terhubung antara pusat dan fakultas. Mengingat ketika ada situasi-situasi berbahaya seperti misalnya kegagalan sistem (server down), kebocoran data, akses dari user tidak berkepentingan nantinya segera dapat dikendalikan melalui server pusat. 

“Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) telah memberikan beberapa poin rekomendasi termasuk salah satunya adalah menyusun peraturan rektor keamanan informasi UB yang terdiri dari pengembangan aplikasi secara terpusat untuk menghindari permasalahan yang kerap terjadi di layanan sistem informasi digital, serta pembuatan SOP mengenai akses data termasuk penanggung jawab terhadap pengelolaan data tersebut, ” tambahnya.  (humas)